I/ Tìm hiểu chung về văn bản hành chính phần đọc các văn bản mẫu
Trước khi đi vào tìm hiểu chi tiết, các bạn cần đọc qua 3 văn bản dưới đây. Đây là những văn bản mang tính thông báo, đề nghị được sử dụng trong lớp học, nhà trường. Theo đó, chúng ta có thể hiểu văn bản hành chính là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống, hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quên hạn để giải quyết.
Loại văn bản này thường được trình bày theo một số mục nhất định, trong đó nhất thiết phải ghi rõ:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ;
- Địa điểm và ngày tháng làm văn bản;
- Họ tên, chức vụ của người nhận hay tên cơ quan nhận văn bản;
- Họ tên, chức vụ của người gửi hay tên cơ quan, tập thể gửi văn bản;
- Nội dung thông báo, đề nghị, báo cáo
- Chữ kí và họ tên người gửi văn bản.
II/ Tìm hiểu chung về văn bản hành chính thế nào là văn bản hành chính?
Bước 1: Trả lời câu hỏi
Câu hỏi a. Khi nào thì người ta viết các văn bản thông báo, đề nghị và báo cáo?
Gợi ý trả lời:
– Qua phần ghi nhớ và định nghĩa các bạn có thể xác định với văn bản thông báo được sử dụng khi người viết muốn truyền đạt thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc thông tin gì đó gửi tới cho đông đảo quần chúng đều biết. Ví dụ như thông báo khẩn về dịch bệnh Covid, hoặc thông báo tiêm vaccin, hoặc thông báo hoãn hủy các lịch đến trường.
– Với văn bản kiến nghị, người viết sử dụng khi muốn đề đạt nguyện vọng hay ý kiến nào đó của cấp dưới lên cấp trên hoặc người có thẩm quyền để giải quyết vấn đề. Ví dụ như người dân nào đó có ý kiến muốn sửa chữa nhà lên ban quản lý cư dân; hoặc bạn học sinh nào đó muốn tổ chức hoạt động trải nghiệm nào đó riêng cho lớp.
– Người viết văn bản báo cáo sẽ sử dụng loại văn bản hành chính này khi muốn chuyển thông tin từ cấp dưới lên cấp trên, hoặc tường trình một sự việc nào đó, hoặc kết quả một hoạt động phong trào cụ thể nào đó. Ví dụ như Lớp viết báo cáo về kết quả phong trào Thu gom giấy vụn; bạn nào đó viết báo cáo tường trình về một sự việc xảy ra trong lớp.
Câu hỏi b: Mỗi văn bản nhằm mục đích gì?
Gợi ý trả lời:
– Mục đích của văn bản thông báo thường là phổ biến các thông tin quan trọng và thường đi kèm theo hướng dẫn cũng như yêu cầu thực hiện.
– Mục đích của văn bản đề nghị thường là dùng để trình bày nguyện vọng, ý kiến của cá nhân hay tập thể nào đó, và thường theo lời cảm ơn của người viết.
– Mục đích của văn báo cáo thường là để tổng hợp những công việc, sự việc đã diễn ra, đã thực hiện được để cấp trên biết. Ở văn bản này thường kèm theo các số liệu cụ thể như tỉ số phần trăm, đạt bao nhiêu phần…
Câu hỏi c: Ba văn bản ấy có gì giống nhau và khác nhau? Hình thức trình bày của ba văn bản này có gì khác với các văn bản truyện và thơ mà em đã học?
Gợi ý trả lời:
- Ba văn bản ấy giống nhau ở điểm là đều có tính khuôn mẫu. Vì thế chỉ cần đọc qua, ai cũng có thể viết theo được. Ngôn từ đơn giản, ngắn gọn dễ hiểu. Không văn vẻ, hoa lá, cầu kỳ nhiều từ ngữ gây hiểu lầm. Chúng khác nhau ở các điểm là mục đích, nơi đến, nội dung và yêu cầu.
- Hình thức trình bày cảu ba văn bản này khác với các văn bản truyện và thơ mà em đã học. Một là, thơ và truyện thường không theo một khuôn mẫu nhất định nào cả, mà được trình bày theo sự sáng tạo riêng của mỗi tác giả. Vì thế, chỉ có các nhà thơ, nhà văn mới có thể viết được theo cách của họ và không ai có thể bắt chước hay làm theo. Hai là, thơ và truyện thường dùng rất nhiều hình ảnh, từ ngữ gợi cảm gợi hình, với các nhiều biện pháp nghệ thuật so sánh, liên tưởng, ẩn dụ… giúp người đọc tưởng tượng và tăng tính cảm xúc cho văn bản.
Câu hỏi d: Em còn thấy loại văn bản nào tương tự như ba văn trên không?
Gợi ý trả lời:
– Ngoài những văn bản thông báo, đề nghị, báo cáo trên, các bạn có thể thêm những văn bản tương tự như biên bản, hợp đồng, đơn từ… Chúng đều có những đặc điểm khuôn mẫu, và mọi người có thể viết theo.
Câu 3. Ba văn bản nêu trên, người ta gọi là văn bản hành chính (hoặc văn bản hành chính- công vụ). Từ việc trả lời các câu hỏi trên, em hãy rút ra đặc điểm của văn bản hành chính: mục đích, nội dung, hình thức trình bày,…”.
Gợi ý trả lời:
- Qua việc trả lời các câu hỏi trên, các bạn có thể rút ra đặc điểm của văn bản hành chính đó là có mục đích nhằm truyền đạt phổ biến thông tin, đề đạt ý kiến nguyện vọng, tổng kết hoặc sơ kết lại những việc đã làm. Với hình thức trình bày là ngôn từ theo khuôn mẫu với phần đầu là “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Độc lập tự do hạnh phúc”; dưới đó là Địa chỉ và ngày tháng viết văn bản; Phần 2 là tiêu đề văn bản; Phần 3 là nội dung văn bản với câu từ ngắn gọn đơn giản, dễ hiểu. Cuối cùng là phần Ký tên của người thực hiện văn bản.
III/ Tìm hiểu chung về văn bản hành chính phần luyện tập
Câu 1: Trong tình huống “Có một sự kiện quan trọng sắp xảy ra, cần phải cho mọi người biết sự kiện ấy”, tình huống này người ta sẽ phải viết loại văn bản hành chính nào?
Gợi ý trả lời:
- Trong tình huống này, người ta sẽ phải sử dụng văn bản hành chính đó là văn bản thông báo để giải quyết vấn đề.
Câu 2: Tình huống “Thầy Hiệu trưởng hoặc thầy, cô giáo chủ nhiệm cần biết tình hình của lớp em trong tháng qua”,tình huống này người ta sẽ phải viết loại văn bản hành chính nào?
Gợi ý trả lời:
– Tình huống này người viết cần sử dụng văn bản hành chính là văn bản báo cáo.
Câu 3: Tình huống “Có một sự việc làm em hết sức xúc động, muốn ghi lại những xúc cảm đó”, tình huống này sử dụng văn bản hành chính nào?
Gợi ý trả lời:
– Tình huống này không sử dụng văn bản hành chính mà chỉ có thể sáng tác như văn, thơ, truyện.
Câu 4: Tình huống “Hôm qua đi học về chẳng may gặp mưa, hôm nay em bị sốt, không thể đến lớp được”, tình huống này sử dụng văn bản nào?
Gợi ý trả lời:
– Tình huống này người viết sử dụng văn bản hành chính là văn bản đơn từ
Câu 5: Tình huống “Có một địa danh rất nổi tiếng gần ở trường, cả lớp đều muốn thầy, cô giáo chủ nhiệm tổ chức đi tham quan”, tình huống này sử dụng văn bản nào?
Gợi ý trả lời:
– Tình huống này người sử dụng văn bản hành chính văn bản đề nghị.
Câu 6: Tình huống “Bị ốm không đi tham quan được, bạn em rất muốn biết về buổi tham quan ấy”, tình huống này sử dụng văn bản nào?
Gợi ý trả lời:
- Tình huống này người viết không sử dụng văn bản hành chính, mà chỉ có thể viết theo sáng tác văn truyện, thư kể chuyện.